Excelде иштегенде, кээ бир таблицалар көлөмү боюнча таасирдүү. Бул документтин көлөмү көбөйүп, кээде ондогон мегабайтка же андан ашыкка чейин жеткендигине алып келет. Excel иш кагазынын салмагын көбөйтүү, анын катуу дискте жайгашкан мейкиндиктин кеңейишине гана эмес, эң негизгиси, андагы ар кандай иш-аракеттердин жана процесстердин ылдамдыгынын басаңдашына алып келет. Жөнөкөй сөз менен айтканда, мындай документ менен иштөө учурунда, Excel жайлай баштайт. Ошондуктан, мындай китептердин санын оптимизациялоо жана кыскартуу маселеси актуалдуу бойдон калууда. Excelдеги файлдын көлөмүн кантип азайтууга боло тургандыгын карап көрөлү.
Китеп көлөмүн азайтуу тартиби
Ашып кеткен файлды бир эле учурда бир нече багытта оптималдаштырышыңыз керек. Көпчүлүк колдонуучулар билишпейт, бирок көбүнчө Excel иш китебинде көптөгөн керексиз маалыматтар камтылат. Файл кичинекей болгондо, ага эч ким маани бербейт, бирок документ чоң болуп калган болсо, сиз аны бардык мүмкүн болгон параметрлер боюнча оптимизациялашыңыз керек.
1-ыкма: иштөө диапазонун кыскартуу
Жумушчу чөйрө - бул Excel иш-аракеттерин эстеген аймак. Документти кайра санаганда, программа жумуш мейкиндигиндеги бардык уячаларды кайра эсептейт. Бирок, бул ар дайым колдонуучу чынында эле иштей берет. Мисалы, столдун астынан кокусунан жайгаштырылган мейкиндик жумуш мейкиндигинин көлөмүн ушул мейкиндик турган жерде кеңейтет. Ошентип, Excel ар бир жолу бош клеткаларды кайра саноо процессин жүргүзөт. Келгиле, белгилүү бир таблицанын мисалын колдонуп, бул көйгөйдү кантип чечүүгө болорун карап көрөлү.
- Алгач, процедурадан кийин кандай болорун салыштыруу үчүн оптимизациядан мурун анын салмагын карап көрүңүз. Муну өтмөккө өтүү менен жасаса болот "File". Бөлүмгө өтүңүз "Маалымат". Ачылган терезенин оң жагында китептин негизги касиеттери көрсөтүлгөн. Касиеттердин биринчи пункту - документтин өлчөмү. Көрүнүп тургандай, биздин учурда ал 56,5 килобайт.
- Биринчиден, барактын чыныгы иштөө аянты колдонуучуга муктаж болгон аймактан канчалык айырмаланарын билишиңиз керек. Бул абдан жөнөкөй. Таблицанын каалаган уячасына кирип, баскычтардын айкалышын теребиз Ctrl + End. Excel дароо программа жумуш мейкиндигинин акыркы элементин эсептеген акыркы уячага өтөт. Көрүнүп тургандай, биздин өзгөчө учурда, бул 913383-сап. Таблица чынында эле биринчи алты катарды гана ээлеп тургандыгын эске алганда, биз 913377 саптарынын файлдын көлөмүн көбөйткөн гана эмес, пайдасыз жүктөр экендигин тастыктай алабыз. Программаны кандайдыр бир иш-аракеттерди аткарганда бүт диапазонун тынымсыз кайра эсептөө документтеги ишти жайлатат.
Албетте, чындыгында, иш жүзүндө иштеген чөйрө менен Excel үчүн талап кылынган чоң айырмачылык өтө сейрек, ошондуктан биз айкындуулук үчүн көптөгөн саптарды алдык. Ошентсе да, кээде жумушчу аймак барактын бүтүндөй аянты болгон учурлар болот.
- Бул көйгөйдү чечүү үчүн, биринчи боштуктан баштап, барактын аягына чейин бардык саптарды жок кылышыңыз керек. Бул үчүн, ошол замат столдун астындагы биринчи уячаны тандап, баскычтар айкалышын териңиз Ctrl + Shift + Төмөн жебе.
- Көрүнүп тургандай, андан кийин биринчи тилкенин бардык элементтери тандалып алынган, көрсөтүлгөн уядан баштап, таблицанын аягына чейин. Андан кийин чычкан оң баскычы менен мазмунун басыңыз. Ачылган контексттик менюдан, тандаңыз "Delete".
Көптөгөн колдонуучулар баскычты чыкылдатуу менен жок кылууга аракет кылышат. Delete клавиатурада, бирок туура эмес. Бул аракет клеткалардын мазмунун тазалайт, бирок аларды өздөрү жок кылбайт. Ошондуктан, биздин учурда, ал жардам бербейт.
- Биз нерсени тандап алгандан кийин "Жок кылуу ..." контексттик менюде, уячаларды жок кылуу үчүн чакан терезе ачылат. Коммутаторду анын ордуна койдук "Line" жана баскычты чыкылдатыңыз "OK".
- Тандалган диапазондун бардык саптары жок кылынды. Терезенин жогорку сол бурчундагы дискета сүрөтчөсүн чыкылдатып, китепти кайрадан сактап коюңуз.
- Эми бул бизге кандайча жардам бергенин карап көрөлү. Жадыбалдагы каалаган уячаны тандап, жарлык териңиз Ctrl + End. Көрүнүп тургандай, Excel таблицанын акыркы уясын тандап алган, демек, ал барактын иш мейкиндигинин акыркы элементи болуп саналат.
- Азыр бөлүмгө өтүңүз "Маалымат" табулатура "File"биздин документтин салмагы канчалык азайгандыгын билүү үчүн. Көрүнүп тургандай, ал азыр 32,5 КБ. Эске салсак, оптимизация процедурасына чейин анын көлөмү 56,5 Кб болгон. Ошентип, ал 1,7 эседен ашык кыскарган. Бирок бул учурда эң негизги жетишкендик - бул файлдын салмагын азайтуу эмес, бирок программанын иш жүзүндө колдонулбаган диапазонун кайра эсептөөдөн бошотулгандыгы, бул документти иштеп чыгуунун ылдамдыгын кыйла жогорулатат.
Эгерде китепте сиз иштеген бир нече барак бар болсо, сиз алардын ар бири менен окшош процедураны өткөрүшүңүз керек. Бул документтин көлөмүн мындан ары кыскартат.
2-ыкма: Форматтоону жоюу
Excel документин кыйындаткан дагы бир маанилүү фактор бул ашыкча форматтоо. Бул ар кандай шрифттерди, чектерди, сан форматтарын колдонууну камтышы мүмкүн, бирок биринчи кезекте ар кандай түстөгү клеткаларды толтурууга байланыштуу. Демек, файлды кошумча форматтоодон мурун, ал сөзсүз түрдө бааланабы же ушул процедурасыз оңой эле жасай аламбы деп эки жолу ойлонушуңуз керек.
Бул, айрыкча, чоң көлөмдөгү маалыматтарды камтыган китептер үчүн туура. Китепке форматтоо анын салмагын бир нече эсеге көбөйтөт. Андыктан, документтеги маалыматтын көрүнүшү менен файлдын көлөмүнүн ортосунда орто жерди тандап, форматтоо керек болгондо гана колдонуңуз.
Өлчөмдү форматтоо менен байланышкан дагы бир фактор, кээ бир колдонуучулар клеткаларды ашыкча толтурууну артык көрүшөт. Башкача айтканда, алар таблицанын өзүн гана эмес, анын астындагы диапазонду да, кээде барактын аягына чейин дагы форматташат, анткени үстөлгө жаңы саптар кошулганда, аларды кайрадан форматташтын кажети жок.
Бирок жаңы саптардын качан жана канчага кошулаары так белгисиз жана алдын-ала ушундай форматтоо менен сиз азыр файлды оордотосуз, бул дагы ушул документ менен иштөө ылдамдыгына терс таасирин тийгизет. Демек, эгер сиз форматтоону таблицада жок бош клеткаларга колдонсоңуз, анда аны алып салуу керек.
- Биринчиден, сиз маалымат менен катардан төмөн жайгашкан бардык уячаларды тандашыңыз керек. Бул үчүн, вертикалдуу координаттар панелиндеги биринчи бош сызыктын номерин чыкылдатыңыз. Бардык сызык баса белгиленди. Андан кийин, мурунтан тааныш ысык айкалышты колдонобуз Ctrl + Shift + Төмөн жебе.
- Андан кийин, таблицанын маалымат менен толтурулган бөлүгүнүн астындагы саптардын бардык диапазону белгиленет. Өтмөктө болуу "Башкы бет" сөлөкөтүн чыкылдатыңыз "Тазалоо"курал-жарак кутучасынын лентасында жайгашкан "Өзгөртүү". Чакан меню ачылат. Андагы позицияны тандаңыз "Форматтарды тазалоо".
- Бул иш-аракеттерден кийин тандалган диапазондун бардык уячаларында форматтоо жок кылынат.
- Ошол сыяктуу эле, керексиз форматтоону столдун өзүнөн алып салсаңыз болот. Бул үчүн, жеке уячаларды же диапазонду тандап, биз форматтоо анча пайдалуу эмес деп эсептесеңиз, баскычты чыкылдатыңыз "Тазалоо" лентадан жана тизмеден тандаңыз "Форматтарды тазалоо".
- Көрүнүп тургандай, таблицанын тандалган диапазонундагы форматтоо толугу менен алынып салынды.
- Андан кийин, биз бул диапазонго ылайыктуу деп эсептеген айрым элементтерди кайтарабыз: чектер, сан форматтары ж.б.
Жогорудагы кадамдар Excel иш кагазынын көлөмүн бир аз кыскартууга жана андагы ишти тездетүүгө жардам берет. Алгач документтештирүүнү оптималдаштырууга убакыт короткондон көрө, алгач форматтоону туура жана керектүү жерде гана колдонсо жакшы болот.
Сабак: Excel форматындагы таблицаларды форматтоо
3-ыкма: шилтемелерди жок кылуу
Кээ бир документтерде маанилер алынуучу шилтемелердин саны өтө көп. Бул ошондой эле алардагы иштин ылдамдыгын олуттуу басаңдатышы мүмкүн. Башка шоу китептерге болгон тышкы шилтемелер бул шоуда өзгөчө таасирге ээ, бирок ички байланыштар да иштин терс таасирин тийгизет. Эгер шилтеме маалымат алган булак дайыма жаңыланып турбаса, анда уячалардагы шилтеме даректерин кадимки маанилерге алмаштырса болот. Бул документ менен иштөө ылдамдыгын жогорулатат. Элементти тандап алган соң, шилтеме же маани формула тилкесиндеги белгилүү бир уячада болгонун көрө аласыз.
- Шилтемелер камтылган аймакты тандаңыз. Өтмөктө болуу "Башкы бет"баскычты чыкылдатыңыз "Көчүрүү" лентада орнотулган топто жайгашкан "Алмашуу".
Же болбосо, диапазонду белгилегенден кийин, сиз тез баскыч айкалышын колдонсоңуз болот Ctrl + C
- Маалыматтар көчүрүлгөндөн кийин, биз тандоону аймактан алып салбайбыз, бирок чычканды оң баскычы менен чыкылдатыңыз. Контексттик меню иштей баштады. Оган блок салынган Жолдор салыңыз сөлөкөтүн чыкылдатуу керек "Баалуулуктар". Көрсөтүлгөн сандар менен сөлөкөт түрүндө.
- Андан кийин, тандалган чөйрөдөгү бардык шилтемелер статистикалык маанилер менен алмаштырылат.
Бирок бул Excel иш кагаздарын оптималдаштыруу опциясы ар дайым эле жакшы боло бербейт. Аны баштапкы булактан алынган маалыматтар динамикасыз болгондо гана колдонсо болот, башкача айтканда, убакыттын өтүшү менен алар өзгөрбөйт.
4-ыкма: форматты өзгөртүү
Файлдын көлөмүн олуттуу кыскартуунун дагы бир жолу - анын форматын өзгөртүү. Бул ыкма, башкаларга караганда, китептин кысылышына жардам берет, бирок жогорудагы параметрлерди айкалыштырыш керек.
Excelде бир нече "жергиликтүү" файл форматтары бар - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Xls форматы Excel 2003 жана андан мурунку нускалары үчүн негизги кеңейтүү болгон. Ал эбак эскирген, бирок ошентсе да, көптөгөн колдонуучулар аны колдонууну улантышууда. Мындан тышкары, заманбап формат жок болгондо, көптөгөн жылдар мурун түзүлгөн эски файлдар менен иштөөгө кайра барууга туура келет. Excel документтеринин кийинки нускаларын кантип иштетүүнү билбеген үчүнчү тараптардын көптөгөн программалары ушул кеңейтүү менен китептер менен иштешкендигин айтпай эле коёлу.
Белгилей кетсек, xls кеңейтүүсү бар китеп азыркы xlsx форматындагы заманбап аналогунан кыйла чоңураак, аны азыркы учурда Excel колдонуп жатат. Биринчиден, бул xlsx файлдары, чындыгында, кысылган архивдер менен байланыштуу. Ошондуктан, сиз xls кеңейтүүсүн колдонуп, бирок китептин салмагын азайткыңыз келсе, анда аны xlsx форматында сактап койсоңуз болот.
- Документти xls форматынан xlsx форматына айландыруу үчүн, өтмөккө өтүңүз "File".
- Ачылган терезеде бөлүмгө дароо көңүл буруңуз "Маалымат", анда документтин салмагы учурда 40 Кбайтты түзөт деп көрсөтүлгөн. Андан кийин, атын чыкылдатыңыз "Сактоо ...".
- Сактоо терезеси ачылат. Кааласаңыз, анда жаңы каталогду которсоңуз болот, бирок көпчүлүк колдонуучулар үчүн жаңы документти ошол жерде сактоо ыңгайлуу. Кааласаңыз, китептин аталышын "Файлдын аты" талаасында өзгөртүүгө болот, бирок анын кереги жок. Бул процедуранын эң негизгиси - талаада орнотуу File Type мааниси "Excel иш китеби (.xlsx)". Андан кийин, кнопканы бассаңыз болот "OK" терезенин түбүндө.
- Сактоо бүткөндөн кийин, бөлүмгө өтөлү "Маалымат" табулатура "File"салмактын азайгандыгын көрүү. Көрүнүп тургандай, конверсия жол-жобосуна чейин 40 КБнын ордуна 13,5 КБ. Башкача айтканда, аны заманбап форматта сактоо менен, китепти үч жолу кыскартууга мүмкүнчүлүк түзүлдү.
Мындан тышкары, Excelде дагы бир заманбап xlsb форматындагы же экилик китеп бар. Анда документ экилик коддоодо сакталат. Бул файлдар xlsx форматындагы китептерден да аз. Мындан тышкары, алар жазылган тил Excelге эң жакын. Ошондуктан, ал башка китептерге караганда тезирээк ушундай китептер менен иштейт. Ошол эле учурда, көрсөтүлгөн форматтагы китеп ар кандай шаймандарды (форматтоо, функциялар, графика ж.б.) колдонуу мүмкүнчүлүктөрү жана мүмкүнчүлүктөрү жагынан xlsx форматынан төмөн жана xls форматынан ашып түшпөйт.
Xlsb программасынын Excelде демейки форматка өтпөй калышынын негизги себеби, үчүнчү жактын программалары аны менен иштей албай жатат. Мисалы, эгерде сизден маалыматты Excelден 1Ске экспорттоо керек болсо, анда xlsx же xls документтери менен жасаса болот, бирок xlsb менен эмес. Бирок, эгер сиз үчүнчү жактын программасына маалымат өткөрүүнү пландабасаңыз, анда документти xlsb форматында коопсуз сактай аласыз. Бул документтин көлөмүн кыскартууга жана андагы жумуштун ылдамдыгын жогорулатууга мүмкүндүк берет.
Файлды xlsb кеңейтүүсүндө сактоо тартиби, биз xlsx кеңейтүүсүндө жасаганга окшош. Өтмөктө "File" нерсени чыкылдатыңыз "Сактоо ...". Талаада ачылган сактоо терезесинде File Type вариантты тандаш керек "Excel экилик жумуш китеби (* .xlsb)". Андан кийин баскычты чыкылдатыңыз "Save".
Бөлүмдөгү документтин салмагын карайбыз "Маалымат". Көрүнүп тургандай, ал дагы төмөндөп, азыр 11,6 КБ гана.
Жалпы жыйынтыктарды чыгаруу менен, эгер сиз xls форматындагы файл менен иштеп жатсаңыз, анда анын көлөмүн азайтуунун эң натыйжалуу жолу - аны заманбап xlsx же xlsb форматтарында сактоо деп айтууга болот. Эгерде сиз файлды кеңейтүү маалыматын мурунтан эле колдонгон болсоңуз, анда алардын салмагын азайтуу үчүн, жумушчу мейкиндигин туура конфигурациялап, ашыкча форматтоо жана ашыкча шилтемелерди алып салуу керек. Эгерде сиз ушул аракеттердин бардыгын комплекстүү аткарсаңыз жана бир гана вариант менен чектелбесеңиз, сиз чоң киреше аласыз.
