Microsoft Office пакетинде маалымат базасын түзүү жана алар менен иштөө үчүн атайын программа бар - Access. Бирок, көптөгөн колдонуучулар ушул максаттар үчүн көбүрөөк тааныш тиркемени колдонушат - Excel. Бул программанын толук маалымат базасын (ДБ) түзүүнүн бардык куралдары бар экендигин белгилей кетүү керек. Муну кантип кылууну билип алалы.
Түзүү процесси
Excel маалыматтар базасы - бул барактын мамычалары жана катарлары боюнча бөлүштүрүлгөн маалыматтардын структураланган жыйындысы.
Атайын терминология боюнча, маалыматтар базасынын катарлары аталып калган "Records". Ар бир жазууда жеке объект жөнүндө маалымат камтылат.
Колонкалар деп аталат "Fields". Ар бир талаада бардык жазуулар үчүн өзүнчө параметр бар.
Башкача айтканда, Excelдеги каалаган маалымат базасынын алкагы - бул туруктуу таблица.
Таблицаны түзүү
Ошентип, биринчи кезекте, биз дасторкон түзүшүбүз керек.
- Маалыматтар базасынын талааларынын (тилкелеринин) аталыштарын киргизебиз.
- Маалыматтар базасынын жазууларын (саптарын) толтуруңуз.
- Маалыматтар базасын толтурууга киришебиз.
- Маалыматтар базасы толтурулгандан кийин, андагы маалыматты өзүбүздүн каалоосу боюнча форматтайбыз (шрифт, чектер, толтуруу, тандоо, уячага байланыштуу тексттин жайгашуусу ж.б.).
Бул маалымат базасын түзүүнү аяктайт.
сабак: Excel программасында кантип таблицаны түзсө болот
Берилиштер базасынын атрибуттарын дайындоо
Таблицаны бир эле клетка катарында эмес, маалымат базасы катары кабыл алуу үчүн, ага тиешелүү атрибуттарды берүү керек.
- Өтмөккө өтүңүз "Маалымат".
- Таблицанын бүт диапазонун тандаңыз. Оң баскычты чыкылдатыңыз. Контексттик менюдан, баскычты чыкылдатыңыз "Ат коюңуз ...".
- Графикте "Name" маалымат базасына атын атагысы келген ысымды көрсөтүңүз. Шарттын аталышы - тамга менен башталып, боштуктар болбошу керек. Графикте "Ареал" сиз жадыбал аянтынын дарегин өзгөртө аласыз, бирок эгер сиз аны туура тандасаңыз, анда бул жерде эч нерсени өзгөртүүнүн кажети жок. Сиз каалаган жерде жазууну өзүнчө талаадан көрсөтсөңүз болот, бирок бул параметр милдеттүү эмес. Бардык өзгөртүүлөр киргизилгенден кийин, баскычты чыкылдатыңыз "OK".
- Баскычты чыкылдатыңыз "Save" терезенин жогорку бөлүгүндө же тергич жарлыкты териңиз Ctrl + S, компьютерге туташкан катуу дискте же алынып салынуучу медиада маалымат базасын сактоо үчүн.
Андан кийин бизде даяр маалыматтар базасы бар деп айта алабыз. Сиз азыркы учурда көрсөтүлгөндөй, аны менен штатта иштесе болот, бирок көптөгөн мүмкүнчүлүктөр кыскарат. Төмөндө биз маалымат базасын кандайча функционалдуу кылуу керектигин талкуулайбыз.
Sort and filter
Маалыматтар базасы менен иштөө, биринчи кезекте, жазууларды уюштуруу, тандоо жана иреттөө мүмкүнчүлүгүн камсыз кылат. Бул функцияларды биздин маалыматтар базасына туташтырыңыз.
- Биз уюштура турган талаа маалыматын тандап алабыз. Өтмөктөгү лентада жайгашкан "Sort" баскычын чыкылдатыңыз "Маалымат" куралдар терезесинде Sort and Filter.
Сорттоону каалаган параметр боюнча жүргүзсө болот:
- алфавиттик аталышы;
- датасы;
- номер ж.б.
- Пайда болгон кийинки терезеде, суроо иретинде тандалган аймакты гана колдонуу керекпи же аны автоматтык түрдө кеңейтүү керек. Автоматтык кеңейтүүнү тандап, баскычты чыкылдатыңыз "Сорттоо ...".
- Сорттоо жөндөөлөрү терезеси ачылат. Талаада Sort by ал өткөрүлө турган талаа атын белгилеңиз.
- Талаада "Сорттоо" анын кандайча аткарыларын так көрсөтөт. МБ үчүн параметрлерди тандап алган жакшы "Баалуулуктар".
- Талаада "Тартип" сорттоо кандай тартипте жүргүзүлөрүн көрсөтүңүз. Ар кандай маалымат түрлөрү үчүн, ушул терезеде ар кандай маанилер чагылдырылат. Мисалы, тексттик маалыматтар үчүн - бул мааниси болот "А дан Яга" же "Z дан Ага"жана сандык үчүн - "Боюунча" же "Боюунча".
- Маанинин тегерегинде экенине ынануу керек "Менин маалыматтарымда аталыштар камтылган" текшерүү белгиси бар болчу. Эгер андай болбосо, анда аны коюш керек.
Бардык керектүү параметрлерди киргизгенден кийин, баскычты чыкылдатыңыз "OK".
Андан кийин, маалыматтар базасындагы маалыматтар көрсөтүлгөн жөндөөлөргө ылайык иреттелет. Бул учурда, ишкананын кызматкерлеринин аты-жөнү боюнча иреттелген.
- Excel маалымат базасында иштөөдө эң ыңгайлуу шаймандардын бири - бул автофильтер. Берилиштер блогунан бардык маалыматтар базасын тандап алабыз Sort and Filter баскычты чыкылдатыңыз "Filter".
- Көрүнүп тургандай, андан кийин талаа аттары бар уячаларда бурчтуу үч бурчтук түрүндө пиктограммалар пайда болду. Биз баалуулугун чыпкалай турган тилкенин сөлөкөтүн чыкылдатып жатабыз. Ачылган терезеде биз менен катталган жашыруун маанилерди алып салыңыз. Тандоо жасалган соң, баскычты чыкылдатыңыз "OK".
Көрүнүп тургандай, андан кийин биз белгилеген маанилерди камтыган саптар таблицадан жашырылган.
- Экранда бардык маалыматтарды кайтаруу үчүн, биз чыпкаланган тилкенин сөлөкөтүн чыкылдатып, ачылган терезеде бардык элементтерге карама-каршы келген кутучаларды белгилейбиз. Андан кийин баскычты чыкылдатыңыз "OK".
- Чыпкалоону толугу менен алып салуу үчүн, баскычты чыкылдатыңыз "Filter" лентада.
сабак: Excelдеги маалыматтарды сорттоп, чыпкалаңыз
Издөө
Эгерде чоң маалымат базасы болсо, аны атайын куралды колдонуп издөө ыңгайлуу.
- Бул үчүн, өтмөккө өтүңүз "Башкы бет" курал-жарак кутучасындагы лентада "Өзгөртүү" баскычты чыкылдатыңыз Табыңыз жана бөлүңүз.
- Терезе ачылат, анда сиз каалаган маанини белгилей аласыз. Андан кийин, баскычты чыкылдатыңыз "Кийинки изде" же Баарын табуу.
- Биринчи учурда, белгиленген мааниси бар биринчи уяча иштей баштайт.
Экинчи учурда, ушул маанини камтыган уячалардын тизмеси толугу менен ачылат.
сабак: Издөө программасын Excelде кантип жасоо керек
Аймактарды тоңдуруу
Маалыматтар базасын түзүүдө, жазуулардын жана талаалардын аталышы бар уячаларды оңдоп койсоңуз болот. Ири маалымат базасы менен иштөө - бул жөн гана зарыл шарт. Болбосо, кайсы сап же тилке белгилүү бир мааниге дал келгенин көрүү үчүн, баракты кыдырып чыгууга ар дайым убакыт кетирип турушуңуз керек.
- Уюлдукту, үстүңкү жана сол жагындагы бөлүктөрдү белгилегиле. Ал дароо жазуунун аталышы жана оң жагында жайгашат.
- Өтмөктө болуу "Көрүү" баскычты чыкылдатыңыз "Бекитүүчү аймактар"курал тобунда жайгашкан "Терезе". Ачылуучу тизмеде, маанини тандаңыз "Бекитүүчү аймактар".
Азыр маалымат баракчасын канчалык деңгээлде жылдырбаңыз, талаалардын жана жазуулардын аталышы ар дайым сиздин көз алдыңызда болот.
сабак: Excel программасында аймакты кантип кадоо керек
Төмөнкү тизме
Таблицанын кээ бир тармактары үчүн колдонуучулар жаңы жазууларды кошууда белгилүү бир параметрлерди гана көрсөтө алышы үчүн, ачылуучу тизме уюштуруу оптималдуу болот. Бул, мисалы, талаа үчүн тиешелүү "Эркек". Чындыгында, эки гана жол бар: эркек жана аял.
- Кошумча тизме түзүңүз. Аны дагы бир баракка жайгаштыруу ыңгайлуу болот. Анда биз ачылуучу тизмеде пайда болгон маанилердин тизмесин көрсөтөбүз.
- Бул тизмени тандап, чычкан оң баскычы менен чыкылдатыңыз. Пайда болгон менюдан тандаңыз "Ат коюңуз ...".
- Бизге мурунтан эле тааныш терезе ачылат. Тиешелүү талаада, жогоруда айтылган шарттарга ылайык, биздин чөйрөбүзгө ат коёбуз.
- Маалыматтар базасы менен баракка кайтып келебиз. Ылдый ачылуучу тизме колдонула турган диапазонду тандаңыз. Өтмөккө өтүңүз "Маалымат". Баскычты чыкылдатыңыз Дайындарды текшерүүкурал-жарак кутучасынын лентасында жайгашкан "Маалыматтар менен иштөө".
- Көрүнүүчү баалуулуктарды текшерүү үчүн терезе ачылат. Талаада "Маалымат түрү" алмаштыргычты ордуна коюңуз "Тизмеси". Талаада "Булак" белги койду "=" ошол замат, андан кийин, боштуксуз, ага бир аз жогору турган ачылуучу тизменин атын жазыңыз. Андан кийин, баскычты чыкылдатыңыз "OK".
Эми, чектөө коюлган чек арага маалымат киргизүүгө аракет кылганда, так коюлган маанилердин арасынан тандай турган тизме пайда болот.
Эгер сиз бул ячейкаларда өзүм билемдик белгилерин жазууга аракет кылсаңыз, ката жөнүндө кабар пайда болот. Артка кайтып, туура жазууңуз керек.
сабак: Excelде ачылуучу тизме кантип жасоо керек
Албетте, Excel маалымат базаларын түзүү боюнча адистештирилген программалардан төмөн. Бирок, көпчүлүк учурда маалымат базасын түзүүнү каалаган колдонуучулардын керектөөлөрүн канааттандыруучу шаймандар бар. Атайын тиркемелерге салыштырмалуу Excel функциялары жөнөкөй колдонуучуларга алда канча жакшы билингендигин эске алып, бул жагынан Microsoft корпорациясынын өнүгүшү бир катар артыкчылыктарга ээ.
